خطوات بسيطة لتحويل عملك من الورقيات إلى الإلكتروني

نشر موقع Entrepreneur لريادة الأعمال مقالا، بتاريخ 25 الشهر الجاري، عن نصائح لتحويل عملك بأمان إلى عمل غير ورقي، اطلع عليه المركز الصحفي وترجمه.

أولا: تخلص من البريد غير الهام

إذا تم حشو صندوق بريدك بالبريد غير الهام، مثل الإعلانات و العروض، فتخلص منهم بمساعدة المواقع المخصصة لذلك.

ثانيا: اطلب المستندات إلكترونيا.

في كل مرة تتلقى بريدا ورقيا، تحقق ما إذا كان يمكنك الحصول عليه رقميا.
يمكن تحويل معظم الأعمال الورقية المالية والرسمية، مثل كشوف الحسابات المصرفية وفواتير بطاقات الائتمان ووثائق التأمين والفواتير الخلوية، إلى مستندات إلكترونية عندما يكون لديك حساب عبر الإنترنت.

ثالثا: الدفع عبر الإنترنت
إذا كنت لا تزال تكتب الشيكات الورقية وترسلها بالبريد، فقد حان الوقت لجعل جميع مستندات عملك الصادرة بلا أوراق أيضا.
الشيكات الورقية ليست فقط مكلفة وغير فعالة، ولكن اللص قد يأخذها من المرسل أو المستلم.

رابعا: اعتمد مخزن رقمي آمن
بمجرد حصولك على المستندات الإلكترونية للأعمال، ستحتاج إلى إبقائها منظمة وآمنة.
ضع في اعتبارك إعداد نظام على جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام مجلد أعمال أساسي ومجلدات فرعية. استخدم أسماء الملفات لمستنداتك التي تتضمن السنة والشهر والفئة، ليسهل العثور على ما تحتاجه لاحقا.

يمكنك إضافة خطوة للحماية عن طريق تعيين كلمة مرور للوصول إلى مجلد الأعمال الرئيسي. وحدث دائما نظام التشغيل وبرامج الأمان لدرء مجرمي الإنترنت.

تأكد من تخزين المستندات الإلكترونية المهمة في عدة أماكن، حتى لا تضيع في كارثة أو تعطل الحاسوب. يمكنك الاحتفاظ بنسخة من جميع مستندات عملك على محرك خارجي وخيار آمن على السحابة، مثل Google Drive أو Amazon S3 أو Dropbox.

خامسا: جرب الماسحات الضوئية البسيطة

أسهل طريقة لرقمنة المستندات الورقية هي باستخدام تطبيق مسح ضوئي مجاني، مثل Adobe Scan أو Genius Scan.
تتمتع هذه الأدوات بميزات ممتازة، بما في ذلك عمليات المسح متعددة الصفحات، والتعرف على النص، والتحرير، والتخزين، والتصدير التي يمكنك إدارتها من هاتفك الذكي.

إذا كان لديك طابعة فقد تحتوي على ماسح ضوئي، رغم ذلك قد تجد استخدام تطبيق مسح أكثر ملاءمة. عادةً ما تتكامل تطبيقات الفحص مع التطبيقات الأخرى، بحيث يمكنك فورا تقديم المستندات الإلكترونية أينما تريد.

سادسا: استخدم التوقيعات الإلكترونية

ليست هناك حاجة لطباعة العقود أو المستندات الطويلة لتوقيعها.
يعد إرسال أو استلام التوقيعات الإلكترونية قانونيا ويسمح لك بممارسة الأعمال التجارية من أي مكان.

جرب أحد برامج التوقيع الإلكتروني، مثل Adobe أو DocuSign، الذي يسمح لك بتوقيع المستندات على أنظمة التشغيل والأجهزة المختلفة. إنهم يتتبعون حالة الإجراءات المطلوبة، ويقومون بتشفير البيانات ويمكنهم حتى تخزين المستندات الخاصة بك.

سابعا: قلل الورق القديم مع الوقت

إذا كان لديك مكتب حاليا مليء بالملفات الورقية، فلا تدع ذلك يمنعك من الاستغناء عن الورق.
يمكنك الآن تنفيذ نظام رقمي وتقليل المستندات الورقية القديمة أو التخلص منها بمرور الوقت. قم بفرز الملفات الورقية وإنشاء ثلاث مجموعات من أجل التمزيق، المسح والتقطيع، الحفظ والإيداع.

ثامنا: اعرف الورق الذي يجب الاحتفاظ به

حسب طبيعة عملك، قد تكون هناك بعض المستندات الورقية التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها، مثل المستندات القانونية التي تحتوي على أختام وتوقيعات أصلية، وسندات الملكية.

ترجمه بيان آغا
المركز الصحفي السوري
عين على الواقع
https://www.entrepreneur.com/article/363713